Estatutos
1. Organização
1.1. Comissão Coordenadora (CC)
Para assegurar o sucesso da conferência no longo-prazo, é criada uma Comissão Coordenadora para planear os eventos futuros, definido políticas que permitam melhorar a qualidade da conferência e corrigir lacunas que possam ser identificadas pela avaliação dos eventos passados.
Em particular a Comissão Coordenadora deve:
1. Assegurar-se que a conferência serve os interesses da comunidade
2. Planear os eventos seguintes
3. Obter dados para avaliar os eventos passados
4. Seleccionar a Comissão de Programa e a Comissão Organizadora dos eventos futuros
5. Escolher o local de realização dos eventos futuros, com base em proposta recebidas
6. Ajudar na escolha de outros colaboradores da conferência
A Comissão Coordenadora possui a responsabilidade final por todos os aspectos da organização e gestão da conferência.
1.1.1 Constituição: A Comissão Coordenadora é constituída por 15 membros, um presidente e 14 vogais. Tanto a academia como a indústria deverão estar representadas, idealmente, na proporção de 4 para 1 e podendo, no máximo, existir 2 membros por instituição.
1.1.2 Selecção e vigência: Todos os anos, a Comissão Coordenadora é renovada substituindo os dois membros mais antigos pelos dois membros da Comissão de Programa do último evento. O seu presidente é eleito, por um período de dois anos, entre os seus membros que, no período do mandato, não sejam substituídos pela fórmula de rotatividade atrás indicada.
1.2. Comissão de Programa (CP)
Cabe a Comissão de Programa definir o "Apelo a Propostas para Tópicos", recolher e seleccionar as propostas para tópicos com o apoio da Comissão Coordenadora. Posteriormente, a Comissão de Programa deve também promover um processo de chamadas a submissões, processo de submissão de artigos e processo de selecção dos artigos uniforme para os vários tópicos. Para além disso deve definir os mecanismos de coordenação que promovam a maior uniformidade possível na qualidade das submissões entre os vários tópicos. A Comissão de Programa co-editará, com os organizadores dos vários tópicos, as actas do evento.
1.2.1 Constituição: A Comissão de Programa é constituida por dois membros. Idealmente, estes membros não deverão ter servido anteriormente como membros da Comissão de Programa.
1.2.1 Selecção e vigência: A comissão de programa é seleccionada todos os anos pela Comissão Coordenadora. Esta comissão obtém, através de solicitaçoes abertas e/ou informais, propostas de nomes de individuos com perfil adequado ao cargo.
1.3. Comissão Organizadora (CO)
Indivíduos ou instituições interessados em organizar a conferência devem seguir os passos seguintes:
- Uma proposta de organização deve ser enviada para o presidente da Comissão Coordenadora pelo menos 18 meses antes da data do evento.
- As propostas devem identificar os membros da comissão organizadora, o local da conferência, condições para a organização do evento e para alojamento dos congressistas, assim com uma estimativa dos custos e da taxa de inscrição a cobrar aos participantes.
- A selecção é feita pela Comissão Coordenadora com a antecedência necessária, de forma a se poder anunciar em cada evento o local do evento seguinte.
1.3.1 Constituição: A comissão organizadora é constítuida por dois membros.
1.3.2 Selecção e vigência: A comissão organizadora é seleccionada anualmente pela comissão coordenadora, tipicamente entre um conjunto de ofertas para organizar a conferência.
1.4. Comissão para a Imagem e Divulgação (CID)
A Comissão para a Imagem e Divulgação trabalha em colaboração com a CC, CP e CO para divulgar a conferência, através da distribuição das chamadas para tópicos e para submissões através dos meios adequados.
1.4.1 Constituição: A Comissão para a Imagem e Divulgação é constituída por dois membros.
1.4.2 Selecção e vigência: Os membros são indicados anualmente, um pela Comissão Organizadora e outro pela Comissão Coordenadora.
2. Instalação
Durante a fase de criação da conferência, aplicaram-se as seguintes regras excepcionais para a sua instalação:
- A CC foi criada de forma ad-hoc
- O Presidente da CC foi eleito entre os membros da CC
- A CO foi escolhida por convite directo.
- Para efeito de renovação futura, a "antiguidade" dos membros da CC inicial será sorteada.
